Entrevista con Sofía Irola Rojas, coordinadora del Archivo Central del Archivo Nacional de Costa Rica, en el marco del Día Internacional de la Mujer 2021
San José, 04 de marzo de 2021. Sofía Irola Rojas es una profesional archivista, graduada en la Universidad de Costa Rica, quien, además, es administradora de empresas con énfasis en Gestión y Sistemas de Información.
Inició su camino laboral en 2018, en el Archivo Nacional de Costa Rica, institución del Ministerio de Cultura y Juventud; inicialmente, como funcionaria del Archivo Intermedio; posteriormente, pasó a ser la coordinadora del Archivo Central.
En el marco del Día Internacional de la Mujer, que se conmemora el próximo lunes 8 de marzo de 2021, el Archivo Nacional de Costa Rica comparte esta entrevista con una profesional joven que representa a las nuevas generaciones que ejercen la Archivística en Costa Rica.
¿Cómo llegó al mundo de los archivos? ¿Cuál fue su principal motivación?
Como le pasa a la mayoría de personas profesionales en esta carrera, diría que, por casualidad; aunque mi motivación es aquello que siempre me involucre a aprender, así que, aún sin saber qué era exactamente la Archivística, estaba dispuesta a abrir mi mente para sacar el mayor provecho de la experiencia.
¿En cuáles áreas se ha desempeñado y qué es lo que más le apasiona de la Archivística?
Conozco de cerca cómo funcionan los archivos de gestión, archivos centrales, intermedios y un poco los históricos, así que he trabajado con documentos en diferentes etapas de su ciclo de vida, en tareas propias del tratamiento archivístico que implica cada etapa. Sin embargo, el área que me gusta, y en la cual me he involucrado más, es en la gestión y preservación de documentos electrónicos. Esta es independiente al ciclo de vida de los documentos, porque es necesaria incluso antes de la creación de los documentos hasta su disposición final. Es un área muy reciente por tanto innovadora y tecnológica.
En su rol de coordinación del Archivo Central del Archivo Nacional de Costa Rica, ¿qué es lo más desafiante y cómo lo ha asumido?
Uno de los desafíos que experimentan la mayoría de los archivos, es la convivencia de documentos en diferentes soportes. Se deben tomar decisiones con respecto a los documentos que ya existen físicamente en depósitos o en oficinas y, además, tener otros criterios para lo que se avecina con documentos electrónicos con base en buenas prácticas, pero aun aprendiendo y cuestionando muchos aspectos que exige la transformación digital.
¿Cómo se asumen esos retos? Actualizándose, aprendiendo todo lo que se pueda. Personalmente tengo la dicha de estar rodeada de muchas personas profesionales de la misma área y es una gran oportunidad en una institución como el Archivo Nacional de Costa Rica.
¿Cuentan los archivistas con herramientas para enfrentar los desafíos diarios de su profesión?
Fui parte de la primera generación graduada con un plan de estudios actualizado que implementó la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica y reconozco que fue una propuesta bastante realista sobre las necesidades que se requieren. Sin embargo, en esta o cualquier otra profesión, las personas continúan su formación desde el plano laboral y de manera constante.
¿Qué fortalezas, habilidades y actitudes se requieren para desempeñar con éxito esta profesión?
La profesión ha evolucionado a lo largo de los años; las tareas de hoy no son las mismas que se hacían en los años ochenta y noventa. El dinamismo provocado por las tecnologías de la información replantea la teoría archivística, demuestran que es evidente una actitud dispuesta al cambio, la innovación y la adaptación. Para ello, es necesario un papel de liderazgo, donde se aprenda constantemente, aportando un punto de vista, proponiendo ideas o mejoras, preguntado aquello que no se sabe o compartiendo experiencias. Además, en muchos casos el rol se vuelve más estratégico que operativo, lo cual implica otras habilidades.
¿Actualmente, cuál es su labor en el Archivo Nacional de Costa Rica?
El trabajo que realizo desde el Archivo Central, se desarrolla en dos vías, sin que sea excluyente una de otra: Por un lado, trabajo con los documentos en soporte papel y en el tratamiento archivístico que estos requieren, a través de procesos de clasificación, ordenación, descripción, evaluación documental y conservación. Para esto, normalizo y actualizo instrumentos archivísticos necesarios como el cuadro de clasificación institucional y tablas de plazos de conservación de documentos de la mano con los encargados de los archivos de gestión que conforman la institución.
Por otro lado, con los documentos en soporte electrónico, estoy enfocada en un proyecto que busca garantizar la gestión y preservación de este contenido digital durante el tiempo que sea necesario. Aunque se encuentra en una fase inicial, he gestionado capacitaciones y acompañamientos, emisión de lineamientos y disposiciones para su cumplimiento, pruebas en soluciones digitales y otras tareas.
En su ejercicio profesional y laboral ¿qué es lo más relevante o interesante que ha encontrado a nivel documental?
El simple hecho de revisar documentos de otros años que transportan a esa época y a ese contexto, me parece muy interesante. A partir de la imaginación se puede vivenciar esa realidad, más aún cuando se cuenta con fotografías que, literalmente, muestran en detalle diferentes momentos, lugares o personas.
¿Qué siente al trabajar en el Archivo Nacional de Costa Rica?
Me gusta, es una experiencia enriquecedora. Significa una oportunidad de crecimiento y aprendizaje por mi formación en Archivística y por la interacción interdisciplinaria que existe.
¿Qué opinión le merecen las nuevas generaciones de archivistas?
Hoy día la tendencia son los documentos electrónicos, la firma digital, la preservación digital y muchos otros temas tecnológicos. A futuro, las personas profesionales posiblemente se desempeñen en otras áreas, así como lo hicieron otras hace más de 30 años, por lo que deben estar anuentes a nuevas tendencias, necesidades de información, a atender otro tipo de personas usuarias y cualquier otro cambio que los haga replantear lo que están haciendo.
¿Qué consejo podría brindar a quien inicie su carrera profesional en esta disciplina?
Sea por vocación, pasión u obligación -por cuestiones institucionales-, que den lo mejor de sí. En esta disciplina se requieren personas comprometidas, dispuestas a dejar huella y a hacer las cosas con un sentido; no solo para cumplir. La academia será un pilar para formar profesionales, pero lo que las definirá como tal será lo que hagan fuera de ella. Tal vez no podamos ser personas expertas en todos los temas, eso incluso requiere especializaciones, pero no está de más saber un poquito de cada tema y tener criterios o posturas al respecto, ante cualquier situación.
Como gremio y como profesión hay mucho que mejorar, pero el panorama se fortalece cada vez más, con iniciativas, propuestas, proyectos y colaboraciones, así que creería que vamos en la dirección correcta.
Producción y fotografías – Archivo Nacional de Costa Rica
Reproducción y adaptación - Oficina de Prensa - MCJ / Consecutivo 044 / FEM / 04-03-2021
