Archivo Nacional de Costa Rica

Institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud. Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, así como administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país.

Archivo Nacional de Costa Rica

Después de 138 años de existencia, el Archivo Nacional se transformó en una institución que sirve a los costarricenses de tres formas distintas. Por una parte se encarga de custodiar la memoria documental de los costarricenses. Es así como en el Archivo Histórico se resguardan y facilitan documentos que van de 1539 a la fecha, distribuidos en diferentes fondos documentales. En segundo lugar, la institución apoya el control del ejercicio del notariado en Costa Rica, pues resguarda todos los protocolos notariales elaborados en la historia del país. Finalmente, la institución coordina el Sistema Nacional de Archivos, integrado por los archivos de más de 300 instituciones públicas.

Es posible distinguir cuatro etapas en la historia del Archivo Nacional. La primera de ellas se ubica entre los años 1881 y 1888, y se caracterizó por documentos desorganizados, incompletos y deteriorados, así como por instalaciones inadecuadas. Cuando la institución se ubicó en la Universidad Santo Tomás se inauguró un segundo período, extendido de 1889 a 1968. Este se caracterizó por la organización de los fondos y la elaboración de ficheros para su consulta. Una tercera etapa, denominada de replanteamiento, se ubicó entre 1969 y 1990. Durante estos años hubo un mayor respaldo de las autoridades gubernamentales y gran cooperación internacional, sobre todo de la Organización de Estados Americanos (OEA) y de la Organización de Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco), especialmente en materia de capacitación. Asimismo, en 1974, por medio de la Ley 5574, se creó una Junta Administrativa con nuevas funciones, principalmente la de dotar al Archivo Nacional de un edificio propio, lo que se materializó en 1993. La etapa de consolidación arrancó en 1990 con la creación Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Mediante esta legislación se dotó al Archivo Nacional de un marco jurídico que lo convirtió en el Archivo Histórico más grande del país y, en el ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo, se logra el sueño acariciado desde 1934 de dotarlo de un edificio moderno con las condiciones adecuadas para conservar el patrimonio documental de Costa Rica.

Una de las funciones que le asigna la legislación al Archivo Nacional es la coordinación del Sistema Nacional de Archivos, que está integrado por más de 300 archivos de las instituciones públicas.  El departamento de Servicios Archivísticos Externos es el encargado de ejecutar las acciones de apoyo técnico a las instituciones que integran el Sistema. Este departamento tiene a cargo el Archivo Intermedio, donde se reúne, organiza y facilita los documentos con valor administrativo y legal que han sido transferidos de instituciones que han cerrado, así como los documentos más relevantes de los despachos de Ministros, Presidencia de la República y del Consejo de Gobierno.

El Archivo Histórico es el más grande de su tipo en el país. Organiza, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, constituido por todos aquellos documentos en cualquier soporte que hayan sido declarados con valor científico y cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.  Uno de sus espacios de mayor atención al público es la Sala de Consulta José Luis Coto Conde, sitio en el que es posible consultar más de 7 km lineales de documentos.

El Archivo Notarial es el encargado de recibir, organizar, conservar y facilitar parte del patrimonio documental con valor para la ciencia y la cultura, constituido por los tomos de protocolos notariales e índices de instrumentos públicos.  Coadyuva en el control del ejercicio notarial de acuerdo con lo que dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Código Notarial.