Requisitos para el préstamo de las instalaciones del Ministerio de Cultura y Juventud

Acorde a sus objetivos de promover el arte y la cultura en todas sus manifestaciones y la creación de espacios para el desarrollo,  el Ministerio de Cultura y  Juventud  facilita  las instalaciones del Centro Nacional de la Cultura (CENAC), el anfiteatro y el  pasillo noreste, las instalaciones de la Antigua Aduana (Nave de Ladrillos y Casa del Cuño) para actividades de interés cultural o social.

Para obtener la autorización del préstamo de dichas instalaciones, los usuarios deben llenar el formulario de préstamo y enviarlo a los encargados de la Comisión de Uso de Instalaciones del Ministerio de Cultura y Juventud a la dirección de correo electrónico cuimcj@mcj.go.cr; quienes semanalmente analizan y resuelven  las solicitudes.

El empleo de estas instalaciones está reglamentado y regido por el Decreto Ejecutivo 33508-C, e implica el cumplimiento de algunos requisitos y la cancelación de un canon de uso por concepto de uso de agua y electricidad, así como de la limpieza y resguardo de estos bienes patrimoniales.

Importante:

Las instalaciones del Ministerio de Cultura y Juventud se prestan para actividades de interés cultural y/o social; en ningún caso se autorizarán actividades políticas, religiosas o eminentemente comerciales.

 En caso de que su actividad sea aprobada, deberá cumplir con todos o algunos de estos requisitos (dependiendo de las características de la actividad):

1.       Cancelación del canon de mantenimiento de uso de instalaciones, monto que oportunamente se le estará notificando, el que debe efectuar mediante entero de gobierno a favor del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ).

2.       Fotocopia de cédula de identidad del representante del evento o certificación de personería jurídica de la empresa solicitante.

3.       Plano de distribución de los elementos en el espacio.

4.       Programa de actividades.

5.       Señalar si efectuará algún cobro a los asistentes al evento o espectáculo y su monto, el que deberá ser razonable y accesible a la mayor cantidad de público, dicho monto debe ser previamente avalado por la Comisión de Uso de Instalaciones, pudiendo solicitarse se exima de su pago a menores de edad, ciudadanos de oro y personas con alguna discapacidad.

6.       Presupuesto detallado para la realización del evento.

7.       Plan de limpieza. Debe incluir la colocación de contenedores rotulados según el tipo de residuo (no reciclable, papel, cartón, tetrabrik, latas y plástico) y la entrega de estos a un gestor autorizado de residuos, una vez finalizada la actividad.

8.       El MCJ aprobó el Plan de Gestión Ambiental Institucional, por lo que para la distribución de alimentos no se acepta la utilización de estereofón ni plástico. Como alternativas se sugiere el empleo de loza o materiales biodegradables (fibras vegetales o cartón). Deben presentar copia del comunicado que les hagan a los proveedores de alimentación, en el que se les indica esta disposición.

9.       Acogerse al Plan de Evacuación entregado por el MCJ y presentar un Plan de Seguridad y Emergencias del Evento.

10.    Póliza de responsabilidad civil.

11.    Permisos de Manipulación de Alimentos, en caso de vender alimentos.

12.    Permiso de eventos masivos emitido por el Ministerio de Salud, cuando la asistencia es mayor a 500 personas.

13.    El evento no podrá sobrepasar el máximo de la capacidad de carga.

14.    Coordinar con los encargados del MCJ los aspectos relacionados con la logística del evento.

NOTAS:

1)       De lunes a sábados, las actividades programadas en el anfiteatro del CENAC  deben de terminar a las 6:00 p.m.,los domingos a las 5:45 p.m.

2)       No se permiten actividades que produzcan ruido mayor a 65 decibeles (db) en horario de 6 :00 a.m., a 8:00 p.m., ni mayor a 45 db a partir de las 8:01 pm a 6 am. Reglamento para el Control de Contaminación por Ruido (n.º28718-S del 15 de junio del 2000).

3)       La Comisión de Emergencia del MCJ podría visitar su evento para corroborar el Plan de Evacuación, los miembros de la comisión estarán debidamente identificados. 

4)       De acuerdo con el Reglamento de Uso de las Instalaciones del Ministerio de Cultura y Juventud (Decreto Ejecutivo n.°33508-C del 9 de noviembre de 2006) y la Ley General de Control del Tabaco y sus Efectos Nocivos en la Salud (n.°9028 del 22 de marzo de 2012), no está permitida la distribución, consumo ni la promoción de bebidas alcohólicas ni tabaco en las instalaciones.

5)       Conforme las disposiciones del Reglamento para el Control de Contaminación por Ruido (n.º28718-S del 15 de junio del 2000), el que entre otros aspectos, regula la cantidad de decibeles, al estar el complejo de la Antigua Aduna ubicado en una zona residencial, el montaje debe iniciar a partir de las 6:00 a.m., el desmontaje no podrá extenderse después de las 8:00 p.m.

6)       En caso de instalar toldos en la explanada, no se podrá utilizar como soportes, tensores o "anclajes", estañones que contengan agua; debe recurrirse a sacos de arena o cualquier otro soporte, tensor o "anclaje",  que no afecte o dañe la superficie del suelo adoquinado de la explanada. Tampoco se permite programar en la explanada conciertos de música rock, metálica, pop, o cualquier otro, así como actividades que produzcan ruido mayor a los sesenta y cinco (65) decibelios (db) en el día (de 6:00 a.m., a 8:00 p.m.) o mayor a cuarenta y cinco (45) decibelios (db) a partir de las 8:01 p.m., y hasta las 6:00 a.m., lo anterior acatando las disposiciones del Reglamento de Control de Contaminación por Ruido (D.E. n.º28718-S).

7)      Conforme las disposiciones de la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (n.°7472 del 20 de diciembre de 1994 y su Reglamento (D. E. n.º37899-C del 8 de julio de 2013), todas las empresas que realicen preventa de entradas para actividades a futuro, en este caso en la Antigua Aduana o en el CENAC, deben estar inscritas en el Departamento de Políticas y Verificación de Derechos del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, teléfono: 2540-1400 extensión 848.